1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом некоммерческой социально-ориентированной организации АНО ЦИК «ТОП-Активити» (далее - НКО), принятым с учетом требований, в частности, гл. 14 Трудового кодекса РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных).
1.2. В Положении устанавливаются:
цель, порядок и условия обработки персональных данных;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, категории (перечни) обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения таких данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
положения, касающиеся защиты персональных данных, процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства РФ в области персональных данных, на устранение последствий таких нарушений.
1.3. В Положении используются термины и определения в соответствии с их значениями, определенными в Законе о персональных данных.
2. Категории субъектов персональных данных
2.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются в НКО в соответствии с Положением, относятся:
кандидаты для приема на работу в НКО;
работники НКО;
бывшие работники НКО;
члены семей работников НКО - в случаях, когда согласно законодательству сведения о них предоставляются работником;
психологи-волонтеры и партнеры проекта, привлекаемые для осуществления социально-ориентированной некоммерческой деятельности НКО
клиенты, которые оставляют заявку на сайте НКО с целью получения психологической помощи
иные лица, персональные данные которых НКО обязано обрабатывать в соответствии с действующим законодательством РФ.
3. Цели обработки персональных данных, категории (перечни) обрабатываемых персональных данных
3.1. Согласно Положению, персональные данные обрабатываются с целью применения и исполнения действующего законодательства, в том числе:
- при содействии в трудоустройстве;
- ведении кадрового и бухгалтерского учета;
- содействии работникам в получении образования и продвижении;
- оформлении награждений и поощрений;
- предоставлении со стороны НКО установленных законодательством условий труда, гарантий и компенсаций, оказания услуг;
- заполнении и передаче в уполномоченные органы требуемых форм отчетности;
- обеспечении личной безопасности работников и сохранности имущества;
- осуществлении контроля за количеством и качеством выполняемой работы;
- размещении информации о психологах-волонтёрах и партнерах проекта, принимающих участие в осуществления социально-ориентированной некоммерческой деятельности НКО, на сайте НКО и в СМИ;
- оказания психологической и информационной помощи лицам, оставившим заявки на такую помощь на сайте НКО.
3.2. В соответствии с целью, указанной в п. 3.1 Положения, в НКО обрабатываются следующие персональные данные:
- фамилия, имя, отчество (при наличии), а также прежние фамилия, имя, отчество (при наличии), дата и место их изменения (в случае изменения);
- пол, возраст;
- дата (число, месяц, год) и место рождения;
- фотографическое изображение;
- сведения о гражданстве;
- вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;
- номер контактного телефона, адрес электронной почты и (или) сведения о других способах связи;
- реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и содержащиеся в них сведения;
- сведения о семейном положении, составе семьи (степень родства, фамилии, имена, отчества (при наличии), даты (число, месяц, год) и места рождения);
- сведения об образовании и (или) квалификации или наличии специальных знаний (в том числе наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень образования, квалификация, реквизиты документа об образовании, обучении);
- сведения об отношении к воинской обязанности, о воинском учете и реквизиты документов воинского учета (серия, номер, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего его);
- сведения о трудовой деятельности, а также информация о предыдущих местах работы, периодах и стаже работы;
- номера расчетного счета, банковской карты;
- иные персональные данные, содержащиеся в документах, представление которых предусмотрено законодательством, если обработка этих данных соответствует цели обработки, предусмотренной п. 3.1 Положения;
- биометрические персональные данные в виде изображения на видеозаписи при участии в вебинарах, мастер-классах, иных занятиях;
иные персональные данные, которые работник и участники проектов пожелал сообщить о себе и обработка которых соответствует цели обработки, предусмотренной п. 3.1 Положения.
3.3. НКО не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
4. Порядок и условия обработки персональных данных
4.1. До начала обработки персональных данных НКО обязано уведомить Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных.
4.2. Правовым основанием обработки персональных данных являются Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Закон РФ от 12.12.2023 № 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации", Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете".
4.3. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством в области персональных данных и настоящим Положением.
4.4. Обработка персональных данных в НКО выполняется следующими способами:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
- смешанная обработка персональных данных.
4.5. Обработка персональных данных в НКО осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством в области персональных данных.
Субъект персональных данных считается давшим согласие на обработку персональных данных в случае размещения им персональных данных на сайте (психологи-волонтеры, партнеры проекта), размещения заявки на оказание помощи на сайте (клиенты проекта), указав на согласие в виде заполнения чек-бокса («галочка») для согласия на работу НКО с его персональными данными.
4.5.1. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с соблюдением запретов и условий, предусмотренных ст. 10.1 Закона о персональных данных.
4.6. НКО не осуществляет трансграничную передачу персональных данных.
4.7. Обработка персональных данных осуществляется путем сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных, в том числе с помощью средств вычислительной техники.
4.7.1. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в НКО осуществляются посредством:
получения оригиналов документов либо их копий;
внесения сведений в учетные формы на электронных носителях;
создания документов, содержащих персональные данные, на бумажных и электронных носителях;
4.7.2. В НКО используются следующие информационные системы:
- корпоративная электронная почта;
- система электронного документооборота;
- система поддержки рабочего места пользователя;
- система нормативно-справочной информации;
- система управления персоналом;
- информационный портал (сайт).
4.8. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством в области персональных данных и Положением.
5. Сроки обработки и хранения персональных данных
5.1. Обработка персональных данных в НКО прекращается в следующих случаях:
при выявлении факта неправомерной обработки персональных данных. Срок прекращения обработки - в течение трех рабочих дней с даты выявления такого факта;
при достижении целей их обработки (за некоторыми исключениями);
по истечении срока действия или при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных (за некоторыми исключениями), если в соответствии с Законом о персональных данных их обработка допускается только с согласия;
при обращении субъекта персональных данных к НКО с требованием о прекращении обработки персональных данных (за исключением случаев, предусмотренных ч. 5.1 ст. 21 Закона о персональных данных). Срок прекращения обработки - не более 10 рабочих дней с даты получения требования (с возможностью продления не более чем на пять рабочих дней, если направлено уведомление о причинах продления).
5.2. Персональные данные хранятся в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки. Исключение - случаи, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого (выгодоприобретателем или поручителем по которому) является субъект персональных данных.
5.3. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в НКО в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
5.4. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
6. Порядок блокирования и уничтожения персональных данных
6.1. НКО блокирует персональные данные в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством в области персональных данных.
6.2. При достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении этих целей персональные данные уничтожаются либо обезличиваются. Исключение может предусматривать федеральный закон.
6.3. Незаконно полученные персональные данные или те, которые не являются необходимыми для цели обработки, уничтожаются в течение семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных (его представителем) подтверждающих сведений.
6.4. Персональные данные, обработка которых прекращена из-за ее неправомерности и правомерность обработки которых невозможно обеспечить, уничтожаются в течение 10 рабочих дней с даты выявления факта неправомерной обработки.
6.5. Персональные данные уничтожаются в течение 30 дней с даты достижения цели обработки, если иное не предусмотрено договором, стороной которого (выгодоприобретателем или поручителем по которому) является субъект персональных данных, иным соглашением между ним и НКО либо если НКО не вправе обрабатывать персональные данные без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.
6.5.1. При достижении максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, персональные данные уничтожаются в течение 30 дней.
6.6. Персональные данные уничтожаются (если их сохранение не требуется для целей обработки персональных данных) в течение 30 дней с даты поступления отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку. Иное может предусматривать договор, стороной которого (выгодоприобретателем или поручителем по которому) является субъект персональных данных, иное соглашение между ним и НКО. Кроме того, персональные данные уничтожаются в указанный срок, если НКО не вправе обрабатывать их без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.
6.8.2. Персональные данные на бумажных носителях уничтожаются с использованием шредера. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего считать или восстановить персональные данные, а также путем удаления данных с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
6.8.3. Ответственное лицо НКО подтверждает уничтожение персональных данных, указанных в п. п. 6.4, 6.5, 6.6 Положения, согласно Требованиям к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденным Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179, а именно:
актом об уничтожении персональных данных - если данные обрабатываются без использования средств автоматизации;
актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных - если данные обрабатываются с использованием средств автоматизации либо одновременно с использованием и без использования таких средств.
Акт может составляться на бумажном носителе или в электронной форме, подписанной электронными подписями.
6.8.4. После составления акта об уничтожении персональных данных и выгрузки из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных ответственное лицо передает их в общий отдел для последующего хранения. Акты и выгрузки из журнала хранятся в течение трех лет с момента уничтожения персональных данных.
6.8.5. Уничтожение персональных данных, не указанных в п. 6.8.3 Положения, подтверждается актом, который оформляется непосредственно после уничтожения таких данных.
7. Защита персональных данных. Процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства, устранение последствий таких нарушений
7.1. Без письменного согласия субъекта персональных данных НКО не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.
7.1.1. Запрещено раскрывать и распространять персональные данные субъектов персональных данных по телефону.
7.2. С целью защиты персональных данных в НКО приказами директора назначаются (утверждаются):
работник, ответственный за организацию обработки персональных данных;
перечень должностей, при замещении которых обрабатываются персональные данные;
перечень персональных данных, к которым имеют доступ работники, занимающие должности, предусматривающие обработку персональных данных;
порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных;
порядок передачи персональных данных в пределах НКО;
форма согласия на обработку персональных данных, форма согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения;
порядок защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
порядок проведения внутренних расследований, проверок;
иные локальные нормативные акты, принятые в соответствии с требованиями законодательства в области персональных данных.
7.3. Работники, которые занимают должности, предусматривающие обработку персональных данных, допускаются к ней после подписания обязательства об их неразглашении.
7.4. Доступ к персональной информации, содержащейся в информационных системах НКО, осуществляется по индивидуальным паролям.
7.5. В НКО используется сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
7.6. В должностные инструкции работников НКО, обрабатывающих персональные данные, включаются, в частности, положения о необходимости сообщать о любых случаях несанкционированного доступа к персональным данным.
7.7. В НКО проводятся внутренние расследования в следующих ситуациях:
при неправомерной или случайной передаче (предоставлении, распространении, доступе) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных;
в иных случаях, предусмотренных законодательством в области персональных данных.
7.8. Работник, ответственный за организацию обработки персональных данных, осуществляет внутренний контроль:
за соблюдением работниками, уполномоченными на обработку персональных данных, требований законодательства в области персональных данных, локальных нормативных актов;
соответствием указанных актов требованиям законодательства в области персональных данных.
7.9. Внутренний контроль проходит в виде внутренних проверок и расследований. Внутреннее расследование проводится, если выявлен факт неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных (далее - инцидент).
7.9.1. В случае инцидента НКО в течение 24 часов уведомляет Роскомнадзор:
об инциденте;
его предполагаемых причинах и вреде, причиненном правам субъекта (нескольким субъектам) персональных данных;
принятых мерах по устранению последствий инцидента;
представителе НКО, который уполномочен взаимодействовать с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом.
При направлении уведомления нужно руководствоваться Порядком и условиями взаимодействия Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций с операторами в рамках ведения реестра учета инцидентов в области персональных данных, утвержденными Приказом Роскомнадзора от 14.11.2022 N 187.
7.9.2. В течение 72 часов НКО обязано сделать следующее:
уведомить Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования;
предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной инцидента (при наличии).
При направлении уведомления также необходимо руководствоваться Порядком и условиями взаимодействия Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций с операторами в рамках ведения реестра учета инцидентов в области персональных данных, утвержденными Приказом Роскомнадзора от 14.11.2022 N 187.
7.10. В случае предоставления субъектом персональных данных (его представителем) подтвержденной информации о том, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, в них вносятся изменения в течение семи рабочих дней.
7.11. НКО уведомляет субъекта персональных данных (его представителя) об устранении нарушений в части неправомерной обработки персональных данных. Уведомляется также Роскомнадзор, если он направил обращение субъекта персональных данных (его представителя) либо сам сделал запрос.
7.12. В случае уничтожения персональных данных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для заявленной цели обработки, НКО уведомляет субъекта персональных данных (его представителя) о принятых мерах в письменном виде. НКО уведомляет по электронной почте также третьих лиц, которым были переданы такие персональные данные.
8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных
8.1. Лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Кроме того, они привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
8.2. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, а также несоблюдения требований к их защите, установленных Законом о персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.